بیشتر مشکلات حمل‌ونقل واردات، ریشه در تصمیم‌هایی دارد که قبل از خرید گرفته می‌شوند. چند نکتهٔ ساده که رعایتشان هزینه و زمان را قابل‌پیش‌بینی می‌کند:
۱) Incoterms را بشناسید
شروط تحویل قرارداد (FOB، CIF، EXW و…) مشخص می‌کنند مسئولیت حمل، بیمه و هزینه‌ها تا کجا بر عهدهٔ شماست. نوشتن شرطی که مفهومش را نمی‌دانید، پرهزینه‌ترین امضای قرارداد است.
۲) حجم واقعی، نه حجم تخمینی
ابعاد و وزن دقیق بسته‌بندی‌شده را از تأمین‌کننده بگیرید. تعیین ظرفیت کانتینر یا بار هواپیما با عدد تخمینی، معمولاً به پرداخت هزینهٔ اضافه یا جا ماندن محموله منجر می‌شود.
۳) زمان حمل را جدا از زمان ترخیص حساب کنید
زمان دریا یا هوا فقط بخشی از مسیر است. تخلیه، انتظار در نوبت گمرک و انجام امور اداری را هم به آن اضافه کنید تا تاریخ واقعی تحویل مشخص شود.
۴) مجوزها را قبل از خرید بررسی کنید
برخی کالاها نیاز به مجوز ورود از سازمان‌های مربوطه دارند. اگر مجوز قبل از حرکت کالا قابل اخذ نباشد، محموله در مقصد بلاتکلیف می‌ماند.
۵) برای سناریوی تأخیر برنامه داشته باشید
شلوغی بندر، شرایط جوی یا استعلام گمرکی می‌تواند زمان را جابه‌جا کند. بازهٔ زمانی واقع‌بینانه در قرارداد فروش و به مشتری نهایی، از فشار و ادعاهای بعدی جلوگیری می‌کند.
